Simplification administrative

Quelques chiffres clés

Dans 93% des associations, les responsabilités administratives sont exercées par des bénévoles exclusivement (source). 84% des responsables associatifs avouent rencontrer des difficultés dans l’utilisation du numérique (source)

Un contexte global qui pèse sur les associations

La multiplication des appels à projets, le recours aux plateformes numériques, les contraintes réglementaires liées à l’organisation d’évènements ou à la tenue d’activités associatives pèsent très fortement sur les bénévoles associatifs et les découragent parfois à s’engager.

Monter un projet associatif, faire financer son association nécessite souvent d’être en relation avec différents services et interlocuteurs qui ne sont pas tous au fait des spécificités associatives. Les processus de décisions démocratiques tant du côté des associations que du côté des acteurs publics nécessitent souvent de savoir faire preuve d’anticipation et d'organisation.

Associations et acteurs publics doivent donc engager un dialogue constructif pour travailler ensemble à réduire au maximum les contraintes administratives qui pèsent sur les associations tout en répondant aux critères de transparence et de bonne gestion de l’argent public. De même, une réflexion collective sur les processus d’évaluation de l’action associative est nécessaire : il s’agit de faire en sorte pour que cette évaluation ne repose pas uniquement sur des éléments quantitatifs, qu’elle soit co-construite et serve toutes les parties, les associations comme les financeurs.

Un dialogue à construire et des bonnes pratiques à généraliser

Cette situation est à nuancer selon les secteurs et selon les partenaires. Par ailleurs des leviers et des bonnes pratiques existent, qui sont à généraliser.

Parmi les démarches qui facilitent le travail des associations :
- le fait d’avoir des interlocuteurs bien identifiés et formés aux spécificités des modèles associatifs : les services “vie associative” sont souvent accompagnants avec les associations et bien au fait de leurs réalités mais il est parfois plus difficile de communiquer avec les services juridiques et financiers ;
- une bonne communication entre les différents services (juridique, administratif…) au sein de la collectivité pour fluidifier les circuits et éviter d’avoir à fournir plusieurs fois le même document ;
- des procédures et des outils harmonisés, des procédures de contrôle adaptées selon les niveaux de financement pour éviter de décourager les petites structures bénévoles ;
- un travail conjoint et un dialogue régulier entre les agents et les structures d’appui associatives qui accompagnement au quotidien les plus petites associations ;
- des outils et des modalités de financement qui apportent de la souplesse et de la sécurisation : conventions pluriannuelles, appels à projet permanents, avances versées rapidement ;
- des plateformes numériques testées auprès des bénévoles pour les rendre les plus accessibles possibles.

Un dialogue régulier entre associations et acteurs publics, visant à une meilleure compréhension des contraintes et des réalités vécues par chaque catégorie d’acteur permettrait sans doute de lever un certain nombre de difficultés et d’alléger la charge qui repose aujourd'hui en grande partie sur les bénévoles associatifs.

Le Règlement Budgétaire et Financier de la Région Hauts-de-France fixe notamment en, ses articles 47 à 60, les relations de la Région avec des tiers, et rappelle les modalités d’attribution des subventions aux associations.

Afin d’accompagner les associations confrontées aux conséquences de la crise économique et sociale, et dans un souci de simplification et de réactivité, la Région Hauts-de-France a adopté en 2020 et 2021 toute une série de mesures dérogatoires :

• avances automatiques de 80% dès lors que les subventions été votées, sans besoin d’aucun justificatif
• prise en compte des dépenses engagées y compris en cas d’annulation d’événement
• report des durées de conventionnement pour permettre aux acteurs de finaliser leurs actions